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组织学习:提供基础设施
  
组织学习:提供基础设施

    专业的实践社群因缺乏一般正规部门的合理性与预算,所以推动计划并不容易。所以,如果社群希望发挥所有的潜力,就必须融入组织当中,并获得特定的支持。

    资深主管必须做好准备,投注时间与金钱协助社群发挥所有力量,如果信息科技系统无法提供支持、升迁管道忽略社群成员贡献、奖励制度压抑分工合作的时候,资深主管都应该适时介入,站在社群这一方。此外,资深主管也应该鼓励社群参与例如法人大学等相关计划。

    提供社群正式的赞助和支持小组可以有效强化社群力量,赞助或支持的小组目的并不是要计划社群组织,或指定社群的活动或目标,而是与社群内部领导人合作,给予资源和协调。

    公司可以使用许多方法与社群合作,请您比较美国管理系统(American Management Systems, AMS)与世界银行(World Bank)这两个组织的例子。这两个组织都采纳专业的实践社群为知识管理策略的基础。AMS采取特别正式的方式,而世界银行则结合正式与非正式的方法。几年前,AMS经历一段密集成长与全球化的时期,也因此丧失了在企业全面运用知识的独特能力。当时的主席罗斯提(Charles Rossotti)亲自邀请由各部门所提名的「思想领导者」,要他们在策略经营领域上,带头发展专业的实践社群。公司允许这些领导人每年花二到三周的时间,专门处理专业实践社群的相关活动。

    能够加入AMS的社群是一种荣誉。员工在加入社群之前,必须经由主管认定为该领域的专家才行,一旦加入之后,每位成员就必须每年完成一项知识发展的项目,例如将最佳作法(best practice)记录下来等等,才能保有社群成员的资格。社群成员参与的各项活动经费都由所属部门出资,包括完成年度项目、参与研讨会与年会的所有费用在内,每年的年会是公司各社群聚会的一大盛事。

    世界银行总裁渥夫森(James Wolfensohn)的目标是让他的组织成为「知识银行」,成为全球经济发展相关信息的全球数据来源,以完成世界银行扫除贫穷的使命。组织内的重要员工接着开始计划成立专业的实践社群。所有员工都欢迎加入,而且员工也可以依照个人所需调整参与程度。特定的社群活动会有经费赞助,而且预算也由社群自己管理。

    不论是AMS或世界银行,资深主管委员会都会赞助社群。支持小组会协助社群发展,并协调社群年度会议、知识博览会、图书馆服务与技术性支持。这两家组织也都开始为协助社群领导人的主管,设立知识主管的职位。他们的职务即是协调者,负责协调小组、筹办活动、回答成员的问题,并且不断提供各社群外部来源所产生的信息。

    AMS目前正在探索应该如何给予社群成员公开的奖励。目前他们有升迁制度,可以给予优秀的成员正式的肯定,也有非财务上的奖励,例如让成员提前有机会使用创新科技,或在他们的名片上特别注明该成员专精的领域等。世界银行也正式透过个人评估系统来了解员工参与社群的程度,但是若要提升成员参与的意愿,就要视社群是否能提供实质的利益了,例如解决问题、想出点子、与志同道合者建立情谊的机会等。

    不论在AMS或世界银行,专业的实践社群让员工有机会聚在一起构想计划,并且将知识传递至公司于全球的各营运点,他们的贡献不但显而易见,更有益于组织目标的完成。从上述两个组织案例可以发现,即使资深主管对于社群发展的专注风格有所不同,但只要符合组织文化,资深主管的支持还是深具影响力的。
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日期:2012-1-17 10:33:47
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